Informativa Privacy – Registrazione e candidatura

Quando viene fornita: la presente informativa è resa prima che il candidato inserisca i dati richiesti per la candidatura e prima dell'avvio delle verifiche precontrattuali. La ricezione e la presa visione sono registrate elettronicamente dalla piattaforma; non è richiesta la firma dell'interessato.

La presente informativa è destinata alla persona che crea un account sulla piattaforma DominiaPro per presentare o completare una candidatura alla locazione ("Candidato") e, in caso di stipula, al conduttore, agli eventuali co-conduttori e, per quanto applicabile, ai garanti o fideiussori persone fisiche ("Interessato").

Il documento riunisce, in modo coordinato, le informazioni relative ai trattamenti effettuati da DES-DON S.R.L.S., gestore della piattaforma DominiaPro, e dal Locatore. I rispettivi ruoli restano distinti e sono indicati di seguito. La riunione delle informazioni in un solo documento non determina, di per sé, una contitolarità del trattamento.

1. Soggetti e ruoli nel trattamento

Nel trattamento intervengono i seguenti soggetti, con i rispettivi ruoli e trattamenti principali:

• DES-DON S.R.L.S. – DominiaPro, quale Titolare autonomo: registrazione e account; sicurezza; verifica dell'identità; verifica del candidato mediante dati forniti e fonti legittimamente utilizzabili; produzione del report; comunicazioni di servizio; adempimenti propri.
• Il Locatore indicato nella candidatura, quale Titolare autonomo: ricezione e valutazione della candidatura; decisione sulla stipula; conclusione, esecuzione, gestione, registrazione, proroga e cessazione della locazione; tutela dell'immobile e dei propri diritti.
• DES-DON S.R.L.S. – DominiaPro, quale Responsabile del Locatore ex art. 28 GDPR: Fascicolo Digitale, chat tracciata, archiviazione e gestione dei documenti e delle informazioni trattati per conto del Locatore e secondo le sue istruzioni.
• Fornitori esterni, quali responsabili o titolari autonomi secondo il servizio: identità, informazioni commerciali, firma elettronica, pagamenti, infrastruttura e altri servizi accessori, nei limiti descritti nella presente informativa e nelle rispettive informative.

DominiaPro: DES-DON S.R.L.S., C.F./P. IVA 14747950963, con sede legale in Viale Luigi Majno 10, 20129 Milano (MI), PEC desdonsrl@pec.dominiapro.com. Non è stato designato un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO), non ricorrendone attualmente i presupposti obbligatori.

Locatore: i dati identificativi e i recapiti del Locatore (o dei Locatori) e l'identificativo dell'immobile o della porzione locata sono quelli indicati nella specifica candidatura e nel relativo contratto di locazione.

2. Categorie di dati trattati

• Dati anagrafici e di contatto: nome, cognome, luogo e data di nascita, codice fiscale, cittadinanza, residenza, domicilio, telefono, e-mail e PEC.
• Identità e regolarità del soggiorno: dati ed eventuale copia del documento di identità, fotografia del documento, esito della verifica dell'identità e, quando necessario per obblighi di legge, dati del titolo di soggiorno.
• Situazione lavorativa, reddituale e patrimoniale: datore di lavoro dichiarato, data di assunzione, tipologia e durata del rapporto, professione, reddito o relativa fascia, documentazione reddituale e lavorativa, garanzie, dati del garante o fideiussore e ulteriori informazioni strettamente necessarie a valutare la capacità di adempiere alle obbligazioni locative.
• Affidabilità economica e informazioni commerciali: esistenza o assenza di protesti, atti pregiudizievoli, procedure concorsuali, risultanze camerali, ipocatastali o di altri registri pubblici e informazioni valutative elaborate sulla base di dati legittimamente utilizzabili. Non vengono consultati sistemi di informazioni creditizie riservati in assenza dei presupposti richiesti dalla normativa applicabile.
• Locazione e immobile: dati della Stanza, della Porzione Locata, dell'Appartamento e delle Parti Comuni; contratto, allegati, verbali di consegna e riconsegna, regolamento di coabitazione, arredi, dotazioni, chiavi, accessi, letture, manutenzioni, guasti, danni e documentazione fotografica.
• Dati economici e di pagamento: canone, oneri accessori, utenze, tributi, deposito cauzionale, garanzie, coordinate bancarie, pagamenti, eventuali ritardi o morosità, indennità e costi di ripristino.
• Comunicazioni e Fascicolo Digitale: messaggi e documenti scambiati nella chat tracciata, dati di invio, consegna e presa visione, comunicazioni con Locatore, co-conduttori, garanti, amministratore, professionisti, assicurazioni, fornitori e autorità.
• Dati tecnici: data e ora degli accessi e delle operazioni, indirizzo IP, identificativi tecnici, log di sicurezza, versione dell'informativa visualizzata e prova della presa visione.

Il Candidato è invitato a non trasmettere dati non pertinenti. In particolare, la documentazione reddituale può essere oscurata nelle parti che rivelino informazioni sanitarie, appartenenza sindacale, convinzioni religiose o politiche, dati familiari non necessari o altre categorie particolari di dati. DominiaPro e il Locatore non richiedono ordinariamente dati relativi a condanne penali e reati; eventuali trattamenti eccezionali avverranno soltanto nei casi e con le garanzie consentiti dall'art. 10 GDPR e dalla normativa nazionale applicabile.

3. Provenienza dei dati

I dati possono essere raccolti direttamente presso il Candidato, il Conduttore, il garante o fideiussore, nonché, nei limiti necessari, presso il Locatore, altri co-conduttori, agenzie o intermediari immobiliari e soggetti legittimati a comunicarli.

Per le verifiche precontrattuali possono essere utilizzati registri, elenchi, atti o documenti pubblici e fonti pubblicamente accessibili nei limiti previsti dalla normativa che ne disciplina conoscibilità e utilizzabilità, inclusi registro delle imprese, registro informatico dei protesti, atti pregiudizievoli e ipocatastali e ulteriori fonti ufficiali pertinenti. Possono inoltre essere utilizzati fornitori qualificati di informazioni commerciali, che operano secondo il ruolo indicato nella propria informativa.

I dati relativi al rapporto di lavoro sono normalmente acquisiti dai documenti o dalle dichiarazioni del Candidato. L'eventuale contatto diretto con il datore di lavoro o l'acquisizione di dati presso soggetti privati diversi dall'interessato avverrà soltanto previa specifica informazione e, quando necessario, distinta autorizzazione, con possibilità di presentare documentazione alternativa.

4. Finalità e basi giuridiche

• DominiaPro (titolare) – registrazione, autenticazione, account, comunicazioni di servizio ed erogazione delle funzioni richieste dal Candidato: esecuzione del rapporto con l'Utente e misure precontrattuali, art. 6.1.b GDPR.
• DominiaPro (titolare) – verifica dell'identità, sicurezza della piattaforma, prevenzione di abusi, frodi e accessi non autorizzati: art. 6.1.b e legittimo interesse, art. 6.1.f GDPR.
• DominiaPro (titolare) – verifica del candidato, raccolta e analisi delle informazioni legittimamente utilizzabili, produzione e comunicazione del report al Locatore: legittimo interesse di DominiaPro e del Locatore alla valutazione dell'affidabilità e alla prevenzione del rischio, art. 6.1.f GDPR, previo bilanciamento.
• Locatore (titolare) – ricezione e valutazione della candidatura; richieste e attività necessarie alla possibile stipula: misure precontrattuali richieste dal Candidato, art. 6.1.b; legittimo interesse per verifiche necessarie e proporzionate, art. 6.1.f GDPR.
• Locatore (titolare) – conclusione, esecuzione, gestione, proroga, rinnovo e cessazione della locazione; consegna, riconsegna, pagamenti, manutenzione, accessi, emergenze e coabitazione: esecuzione del Contratto, art. 6.1.b GDPR; legittimo interesse per tutela dell'immobile e gestione dei rapporti con altri occupanti, art. 6.1.f.
• Locatore (titolare) – registrazione del Contratto e adempimenti fiscali, amministrativi, civilistici e di pubblica sicurezza: obbligo legale, art. 6.1.c GDPR.
• DominiaPro e/o Locatore – gestione di contestazioni, inadempimenti, recupero crediti e accertamento, esercizio o difesa di diritti: legittimo interesse, art. 6.1.f GDPR; obblighi di legge, ove applicabili.
• DominiaPro (titolare) – newsletter e comunicazioni promozionali non necessarie al servizio: consenso separato e facoltativo, art. 6.1.a GDPR.
• DominiaPro (responsabile) – Fascicolo Digitale, chat tracciata, archiviazione e servizi tecnologici gestiti per conto del Locatore: base giuridica individuata dal Locatore; trattamento disciplinato dall'art. 28 GDPR.

Il legittimo interesse è utilizzato soltanto quando l'interesse perseguito è lecito, concreto e attuale, il trattamento è necessario e non prevalgono i diritti e le libertà dell'Interessato. Il relativo bilanciamento è documentato dai titolari per i trattamenti di rispettiva competenza.

5. Verifica del candidato e decisione sulla locazione

Su richiesta del Locatore, DominiaPro può verificare la coerenza e l'attendibilità dei dati e documenti forniti dal Candidato e acquisire informazioni da fonti pubbliche o da fornitori qualificati. Il risultato può essere sintetizzato in un report e in un indicatore di rischio o affidabilità, accompagnato dagli elementi informativi pertinenti.

Il report costituisce esclusivamente uno strumento di supporto. DominiaPro non decide se stipulare il contratto e il Locatore non deve assumere la propria decisione unicamente sulla base di un esito automatizzato. La decisione finale resta affidata ad una valutazione umana del Locatore, che deve considerare l'insieme delle circostanze e può chiedere chiarimenti o documentazione integrativa.

Il Candidato può chiedere l'accesso ai dati utilizzati, la rettifica delle informazioni inesatte e, nei casi previsti dall'art. 21 GDPR, opporsi ai trattamenti fondati sul legittimo interesse. La contestazione di un dato o del report comporta, ove necessario, la sospensione della valutazione fino alla verifica della sua esattezza.

6. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati indicati come necessari è richiesto per creare l'account, identificare il Candidato, valutare la candidatura e, in caso di esito positivo, predisporre, registrare ed eseguire il Contratto. Il mancato conferimento può impedire la registrazione, l'esecuzione della verifica o la prosecuzione della candidatura.

I dati ulteriori sono facoltativi. Il mancato conferimento dei dati facoltativi non produce conseguenze sulla candidatura, salvo che il Candidato scelga di non fornire neppure documentazione alternativa oggettivamente necessaria alla valutazione. Il consenso per finalità promozionali è sempre facoltativo e separato.

7. Modalità del trattamento e sicurezza

I dati sono trattati con strumenti cartacei, informatici e telematici, secondo i principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, limitazione della conservazione, integrità e riservatezza. Sono adottate misure tecniche e organizzative proporzionate al rischio, inclusi controllo degli accessi, cifratura in transito, tracciamento delle operazioni, backup, segregazione dei ruoli e procedure di gestione degli incidenti.

L'accesso ai dati è consentito soltanto a persone autorizzate e istruite e ai fornitori che presentino garanzie adeguate. DominiaPro, quando agisce quale responsabile del Locatore, tratta i dati esclusivamente sulla base delle istruzioni documentate del Locatore e dell'accordo previsto dall'art. 28 GDPR.

8. Destinatari e fornitori

Nei limiti necessari, i dati possono essere comunicati al Locatore; agli eventuali co-conduttori, garanti e fideiussori per quanto necessario; ad agenzie o intermediari immobiliari; all'amministratore di condominio; a consulenti fiscali, commercialisti, avvocati, tecnici e assicurazioni; a banche e prestatori di pagamento; a fornitori di firma elettronica; all'Agenzia delle Entrate, ai Comuni, alle autorità di pubblica sicurezza, alle autorità giudiziarie e agli altri enti legittimati.

Per i servizi tecnologici e di verifica, DominiaPro può utilizzare, ove concretamente attivati, fornitori di infrastruttura e notifiche, servizi di verifica dell'identità quali Didit Identity Spain, S.L., prestatori di pagamento quali Mollie B.V., fornitori di firma elettronica quali Yousign, OpenAPI S.p.A. o DocuSign, e fornitori qualificati di informazioni commerciali o dati da registri pubblici quali OpenAPI S.p.A., Experian S.p.A. o CRIF S.p.A. L'identità e il ruolo dei fornitori effettivamente impiegati sono indicati o aggiornati nella piattaforma e nelle rispettive informative.

I destinatari operano, secondo i casi, quali responsabili del trattamento, sub-responsabili o autonomi titolari. I dati non sono diffusi né ceduti a terzi per autonome finalità commerciali. Eventuali comunicazioni promozionali di DominiaPro richiedono un consenso distinto.

9. Trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo

I trattamenti avvengono di regola nello Spazio Economico Europeo. Qualora un fornitore comporti un trasferimento o un accesso da un Paese terzo, il trattamento avverrà nel rispetto del Capo V del GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza, di clausole contrattuali tipo della Commissione europea o di altra garanzia adeguata. Ulteriori informazioni sulle garanzie applicabili possono essere richieste a DominiaPro o al Locatore per i trattamenti di rispettiva competenza.

10. Periodi di conservazione

• Candidatura non seguita da contratto, documenti e report di verifica: fino a 12 mesi dalla chiusura della candidatura, salvo contestazioni, obblighi di legge o necessità di tutela di un diritto.
• Account DominiaPro: per la durata dell'account e, di regola, fino a 24 mesi dalla chiusura, salvo dati soggetti a termini legali più lunghi o necessari per contestazioni.
• Contratto, Fascicolo Digitale, chat e documentazione probatoria: per la durata del rapporto e, di regola, fino a 10 anni dalla cessazione o dall'ultimo adempimento rilevante, salvo prescrizioni o contenziosi più lunghi.
• Dati contabili, fiscali e di pagamento: per 10 anni o per il diverso periodo previsto dalla normativa applicabile.
• Log tecnici e di sicurezza: di regola fino a 12 mesi, salvo incidenti, abusi o necessità di accertamento e difesa.
• Dati trattati per finalità promozionali: fino alla revoca del consenso e comunque per non oltre 24 mesi dall'ultima interazione utile, salvo rinnovo del consenso.
• Dati presso fornitori autonomi di informazioni commerciali, pagamento o firma: secondo i termini previsti dalla normativa applicabile, dai codici di condotta e dalle rispettive informative.

Alla scadenza dei termini, i dati sono cancellati o anonimizzati, salvo che ne sia necessaria la conservazione per obblighi di legge o per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto.

11. Diritti dell'Interessato

L'Interessato può esercitare, nei casi previsti dagli artt. 15-22 del GDPR, i diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione del trattamento, portabilità dei dati e opposizione. Quando un trattamento è fondato sul consenso, può revocarlo in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente alla revoca.

Quando il trattamento è fondato sul legittimo interesse, l'Interessato può opporsi per motivi connessi alla propria situazione particolare. Il titolare deve cessare il trattamento, salvo che dimostri motivi legittimi cogenti prevalenti oppure la necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto.

Richieste a DominiaPro: PEC desdonsrl@pec.dominiapro.com. Quando DominiaPro agisce quale responsabile del Locatore, la richiesta viene trasmessa o gestita in coordinamento con il Locatore. Richieste al Locatore: ai recapiti indicati al punto 1 della presente informativa.

L'Interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità indicate sul sito www.garanteprivacy.it, oppure di adire l'autorità giudiziaria competente.

12. Assenza di decisioni unicamente automatizzate

Non sono adottate decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sull'Interessato ai sensi dell'art. 22 GDPR. Gli strumenti tecnologici, gli indicatori e i report supportano la valutazione, ma la decisione sulla stipula è adottata dal Locatore mediante intervento umano.

13. Presa visione elettronica e aggiornamenti

La presente informativa è resa in formato elettronico e rimane scaricabile dall'area personale o dal Fascicolo Digitale. DominiaPro registra l'identificativo dell'Utente, la data e l'ora, la versione dell'informativa resa disponibile, la conferma di presa visione e, ove applicabile, il Locatore e l'immobile associati alla candidatura.

La presa visione non sostituisce gli eventuali consensi specifici richiesti per trattamenti facoltativi, che sono presentati separatamente e possono essere liberamente rifiutati. Le modifiche sostanziali dell'informativa sono comunicate prima che i nuovi trattamenti abbiano inizio e, quando necessario, la piattaforma richiede una nuova presa visione.